这次把怎么做好一个PPT讲清-总体篇

一、背景

其实不管是PPT还是word，或者是其他任何格式的文件，本质上都是对信息的留存和展示。一般来说Word文档主要通过文字来展示内容，而对于PPT来说，不仅包括文字，而且包括图片，表格等更视觉化的内容展示方式。

以上我们是从第一性原理来推演的不同文件格式的不同。

一般我们使用Word时，更多的是考虑逻辑框架以及文字描述，通过清晰的目录结构和准确的文字描述来将一个主题描述清楚。

如果你把Word里的文字直接粘贴到PPT中，那么就不太符合看PPT的场景了。如果要看文字，那直接把文稿展示出来就行。

因此，要高效做出一个好看的PPT，最核心的就是要把文字进行视觉化表达。

视觉化表达的关键是在基本不丢失文件内容的前提下，将文字内容更加直观、更加无脑的展示给观众，一般来说看文字的基本是有一些本领域常识的，但是看PPT的则是各行各业都有，因此我们必须把PPT的内容展示的更加直观易懂。

文字进行视觉化表达主要有以下几个方法。

二、图表化、图示化

使用图表、图形说明问题，相比文字更加直观易懂。

举个例子，这页PPT是纯文字，缺乏吸引力。

但我们注意到，文字中有多个数字，这些正是内容重点。

找到对应数字的图片素材。

为了表现百分比，我们可以使用叠加图形。

将人物素材变色，截取其中的一部分。

与原图叠加在一起。

其它数字可以用环形图表表现，为了精确，直接插入一个环形图表，然后把不需要显示的部分隐藏（设置无填充）起来。

加以排版。

是不是比原始纯文本更加有趣直观呢？

遇到数字关系、可以第一时间考虑用图表替代；遇到关键词句有常见事物，可以第一时间考虑用图示替代。

很多时候，一张合适的图片，也能起到帮助传递信息，简化设计的作用。

三、关键词设计

神经学家研究表明，任何演讲经过10分钟，观众的大脑都会疲劳。

这时候，一页中PPT的信息量不能太多。

下图这样的文字，大家不太愿意去读了。

其实，你只需要一个词。

观众就会调动已经感觉乏味的大脑思考，是什么东西3499？

是他刚刚讲的旗舰机吗？

3499有点贵吧，且听听他怎么吹。

如果演讲者需要提词的话，可以将文字都放在备注里。

放在备注栏的文字会在执行幻灯片播放的电脑上显示，也可以显示在提词屏上，但不会在投影屏上显示。

当页面中的元素数量少了，容易把控时，才更容易做出好看的设计来。

下面这些页面，也是类似的思路。

四、版式层级

前面介绍了两个方法：

1、图表图示化；

2、提取一个关键词。

也许你会觉得第一个费时，第二个不实用。

这时候就需要采取第三个最普适的做法：从设计上划分内容层级。

既快捷，又有效。

从文稿中，提取逻辑，这是一个总分结构，近期工作是总，三项工作是分。

那就可以用版式的划分来体现这样的总分关系。可以是横向的，也可以是纵向的。

再确定一下主题颜色，如果工作上的PPT不知道选什么颜色，那就选蓝色吧。

我使用左右版式做个示例。

左侧的图形，还能够用相关图片来替代。

挑选图片时注意图片本身与内容和版式的契合程度。

例如上面两幅图，都能够表现工作计划。

但有人物的图片更吸引眼球，并且其面朝右侧的构图，也能够帮助引导视线。

最后优化视觉即可。

如果不喜欢图片，单纯用色块也是不错的选择。

通过设计来表现逻辑关系，其实是PPT相对于文本文档最大的优势。

五、逻辑关系图

对于可量化的信息，我们一般会转化为柱状图、饼状图等形式。但不可量化的一些逻辑信息，需要有别的解决方案。

逻辑关系图是实现可视化演示，解释逻辑和概念之利器。

利用概念性、视觉性的图形来传达信息。

概念性图形如抽象的圆形、矩形、多边形、箭头等；视觉性的图形是对客观事物的模仿，例如雨伞、树木、阶梯等。

这种表达方式十分自由，你可以寻找合适的资源表达自己的关键信息，也完全可以自己设计图形阐明信息。

1）常用逻辑

常见的逻辑关系分为以下几类：并列、递进、对比、总分。

1、并列关系

是多个要素之间呈现平等关系，也包括多项的循环。例如，公司新建立了4个城市事业部，他们属于并列关系。

2、递进关系

是多个要素之间呈现不同层级或发展阶段，也包括以时刻为标的的时间线关系。例如，完成某项工作的流程和时间安排，属于递进关系。

3、对比关系

是多个要素之间呈现差异或者对抗。例如，某个问题背后有3个原因，但是3个原因中有1个是迫在眉睫的，这属于对比关系。

4、总分关系

是一个要素与其它要素之间存在包含或归因关系。例如，为了完成某项工作，需要从6个方面努力，这属于总分关系。

每一类逻辑关系当中的又有数量和强度上的区别。

2）如何让逻辑关系图好看

将信息用逻辑关系图这种语言表达，除了理清关键点之外，还需要将其用设计语言来表达。

这其实是我们平常最困扰的部分。

自己绘制，没有灵感；有灵感了，画不出来；画出来了，不好看；改好看了，时间没了。

用概念图形表达信息需要一些练习，从创意、风格、形状绘制、排版等方面着手。特别是一套PPT中，有很多逻辑关系图时，保证其统一美观是比较困难的。

一不小心就会沦为我们在网络上经常见到的这种颜色杂乱、排版混乱的图表。

从设计角度讲，要逻辑关系图美观，至少要做到以下4点：版式统一、颜色统一、效果统一、字体统一。

老黑花了蛮长时间，精雕了一套逻辑关系图合集。以前文所分并列、递进、对比、总分为类别，每一类再从2项、3项、4项、5项、6项以至多项分页制作。

共计67页，供大家参考使用，以下展示部分页面。

以几页并列关系为例：

以几页递进关系为例：

以几页对比关系为例：

以几页总分关系为例：

这份逻辑关系图合集制作的初衷，就是干净整洁、使用方便。全预览图如下。

**从版式上考虑了元素的对齐，设置两套版心参考线。**对于较为聚合的图形，让其与内版心参考线对齐，文字与外版心参考线对齐，对于延伸图图形，让其与外版心参考线对齐。

**在颜色设计时，选择两个主色，定为主题色。**所有图形和文字，应用此主题色，或渐变或填充或透明。这样设计有个好处，那就是后期全盘改变颜色，只需要不到1分钟。

所有效果也做了统一。标题文字24号或32号加粗，正文文字16号，1.3倍行距。

确保不论截取其中的几页粘贴到任何PPT中，都能有不俗的表现力。

六、对齐、分组和对比

一个是对齐，先将内容对齐了，这样保证不乱。

一个是分组，将信息组织好，这样看起来逻辑更清楚。

一个是对比，这样一眼就可以看到重点。

作者：利兄
链接：https://www.zhihu.com/question/345405596/answer/1596909943
来源：知乎
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对齐

对齐很好理解，看方阵队伍，那叫一个整齐，那叫一个专业。

我们来举个例子哈，比如下面这页文字比较多的PPT。

只要内容对齐好，至少保证不会乱。下面这个PPT文字我们用了左对齐。

关于对齐的方式，在PPT中主要有八种，最常用的左对齐，居中对齐，还有右对齐。

再比如下面这页PPT，我们就用了顶端对齐。

PPT中的对齐很简单，用对齐工具就可以轻松搞定。

分组

分组就是将同类得信息放在一起，靠的更近一点

**所以亲密原则通常又叫分组原则。**就是将内容根据内在的相关性进行分组归类。

那么，实现分组原则，有哪些具体的方法呢？

1、通过留白进行分组。

通过留白进行分组，也就是通过调整不同文字内容之间的距离来实现。

一段文字，我们我们通常要注意几个间距：

行间距＜段间距＜组间距。

接下来，说一些基本的设置参数，一定要记住。

行间距默认的是1.0，阅读起来会有些压力。

尽量把行间距设置为1.3-1.5之间，这是一个比较合适的距离。

设置的方法如下图所示。

确定好行间距之后，我们就可以去设置段间距还有组间距。

一些非常清爽舒服的PPT，都是非常注重留白的，尤其是文字非常多的时候。

我们再看两个案例，注意里面的行间距，段间距，组间距。

2、通过分栏进行分组

将信息分成不同的栏，是分组最常用的方法。主要通过色块或者其它容器，将内容区隔开。

比如一开始的文字，就可以通过分栏得到下面这样一页PPT。

这只是简单的分栏，我们还可以将图片铺满全屏，然后进行分栏。

也就是**纵列式排版。**

这是分组，接下来是对比。

对比

在分组的基础之上，为了凸显某些重要的信息，必须通过对比得方式。

制造对比的方法，通常来说有这么几种。

1、字号和字重对比

我们要强调某一个文字内容，最常用的办法就是放大字号，加粗文字。

2、颜色对比

这个也是非常常用的对比手法，我们直接更改PPT文字的颜色就可以。

3、字体的对比

当我们某个要点需要凸显的时候，可以换一个更有气势的字体。

当你得PPT文字很多得时候，不要怕。

1、先将内容提炼出来，做好分组。

2、把文字和图片进行对齐，看起来更工整。

3、对于一些重点得信息，放大字号，加粗一下，也就是强调。

这样就显得更清楚。

七、一个核心就是 —— 鲜明清晰的观点；三个步骤就是 —— 先定逻辑、再定布局、后定格式

很多人做PPT最头疼的就是，大量时间浪费在排版、美工上，花了很多时间但还是不好看，或者哪怕做的好看，也不好读。

明确核心观点，掌握排版套路，可以马上让你的PPT**“好看”又“好读”。很多人觉得学PPT就是要格式漂亮、排版美观，但是实际上本末倒置了。一份好的PPT报告，一定要遵循“一个核心”、“三个步骤“**，顺序绝对不能乱：

一个核心就是 —— 鲜明清晰的观点；

*三个步骤就是 —— 先定逻辑、再定布局、后定格式。

（一）一个核心 —— 鲜明清晰的观点

核心观点鲜明，按照“金字塔原理”或者“逻辑树”一层一层展开，构成了一份PPT的基本结构。在咨询公司里，我们常把它叫做“Storyline（故事线）”，意思就是，做一份PPT就像是讲一个故事、或者拍一部电影一样，要有明确的电影主题、想要传达的价值主张，而每一页PPT的标题则是围绕核心观点拆解出来的子观点（构成了PPT的骨架），然后每一页PPT里的正文内容，则是论证PPT标题的具体论据（定性或定量的信息）。所以，一份PPT，我们经常会第一天把每页PPT的标题定下来，每页PPT标题连起来读就是你想表达的完整观点，然后再一点点去做每一页PPT的具体内容。

**

（二）三个步骤就是 —— 先定逻辑、再定布局、后定格式

1、先定逻辑

关于“逻辑”，其实顺承上面的逻辑树，敲定了每页PPT之间的关系之后，就是要敲定每页PPT里面的具体逻辑 —— 即需要哪些论点来支撑PPT标题中的观点。这里就不赘述。

2、再定布局

这一步是很多人经常忽视的，很多人不熟悉应该用怎样的PPT布局去表达怎样的逻辑内容，导致了每次构思PPT都非常慢、或者呈现效果不好，没有表达出来应有的意思。其实，PPT的布局有几种非常典型的“套路”，熟练使用之后，就会越来越快。

（1）左右结构左右结构，往往是承接“逻辑树”而来的，PPT的标题就是这一页的中心观点**，而具体下面左右（或者左中右）的内容则是围绕这一大观点展开的具体论据，而且相互之间有顺承关系，例如：**（2）表格结构

而表格结构则往往不是要论证一个观点、而是要陈述/总结一些事实**，通过横向和纵向分类，构成了表格的内容，例如：**（3）对比结构

对比就是通过左右、上下进行不同公司间、模式间、过去与未来之间的对比（4）流程结构

流程结构，就是按照一定的流程**（例如业务流程、用户旅程等），用**流程图或者时间轴的方式来组织内容，例如：（5）特征总结

这是最简单的一类布局，就是左中右、或者上中下排布3~5个特点**，每个特点都是**“概念/名称+具体解释”的结构来呈现，例如：（6）图表解读

**最后一类也是非常常见的，直接把柱状图/折线图等放在PPT，然后上方或者侧面、或者直接在图表中把关键结论标注清楚，例如：**3、格式美工技巧

确定了布局之后，最后一步就是做最后的格式、美工。这一步是肯定是大家觉得最浪费时间、没有思考含量的，但却是最影响一个PPT是不是“好看”又“好读”的环节。我给大家两个技巧，很简单，但是超级实用：（1）要对PPT上的元素进行“组合”因为一个观众去读PPT上的内容时，你要尽量让他一看就知道内容与内容之间的关系**，要有清晰的“分层”，例如，下面这一页PPT就是没有经过清晰“分层”的，你会发现很难读、很杂乱：但是如果通过一些“底色”、“方框”把属于同一个子主题的要素圈在一起，就会显得清晰很多：（2）常见PPT设计要素经常汇总和收集一些常见的PPT设计要素，市面上也有一些PPT插件提供这些常见的设计要素，具体大家直接百度找一找就好，可以省去大量自己整理的时间。
最后，做PPT的目的是“好读”加“好看”，而且“好读”的优先级远远高于“好看”。而且提升PPT技能最好的方法，就是定期进行总结和归类，把你做过的一些同一类型（内容和布局上类似）的PPT放到一起，时间久了，你脑子里就会有一套万能的“模板库”，一想到要表达什么内容，就会马上弹出来几页似曾相识的PPT，那你的PPT技术就炉火纯青了。

**https://www.zhihu.com/question/345405596/answer/1938609930)

八、如何把一页 PPT 做得又拥挤又清楚？

作者：小木Arvin
链接：https://www.zhihu.com/question/345405596/answer/1584752592
来源：知乎
著作权归作者所有。商业转载请联系作者获得授权，非商业转载请注明出处。

作为一个专业的P圈打工人，我隔三差五地就能收到一些拥挤到令人痔息的PPT。

就比如下面这个：

像这种拥挤得令人闻风丧胆的PPT，其实只需两招就能快速见效：

• 让元素看起来更“轻”一些
• 让元素之间保持间距

先看一下我根据这两招修改出来的版面：

你可以看到比起原来凌乱的版面，修改后的版面简洁清爽了很多，有一股刚割完痔疮般的轻快感。

现在问题来了，这两招到底是怎么起作用的？反正不只是因为配色~

以下是详细分析。

▎让元素看起来更“轻”一些

先科普一个设计名词：视重，意思就是平面上的任何元素都是有“重量”的。

比如，颜色深的比颜色浅的要重：

面积大的比面积小的要重：

密度大的比密度小的要重：

……

知道了「视重」这个概念有啥用？不慌，先看几个例子。

告诉我，下面哪张PPT看起来更简洁一些？

很明显，虽然两张PPT的文字看着都很拥挤，但是相对来说，字体笔画较细的那张看起来就是更简洁，原因就是细笔画比粗笔画看着更“轻”。

再看一个例子，下面哪张PPT看着更简洁？

答案还是很明显，色块颜色最淡的那页看着最简洁。

通过以上例子，现在你再来看那些原稿，还能不能看出问题所在？

• 图表以及文字所占的面积过大；
• 过多地使用深色、彩色；
• 加粗的笔画提升了文字的密度；

以上这些问题无一不是在加重元素的“视重”，所以页面看起来才会显得很拥挤。

现在你再来看看我修改后的版本，你会发现我只是凭借“视重”的理论，尽量改善了以上问题而已：

• 缩小图表以及文字字号；
• 把深色换成浅色，把彩色换成单色；
• 取消部分文字的加粗效果

看到这里，现在能明白“让元素看起来更轻”这个原则的用意所在了吧？

减轻元素的视重，你就能让版面显得更简洁！

▎让元素之间保持间距

众所周知，两个男生之间的关系哪怕再好（互相让叫爸爸的那种），最好也要保持一点距离，不然要么迟早闹矛盾，要么迟早就在一起了。

而在PPT里元素之间要是离得太近，下场还会更惨一点——内容挤在一堆，读起来不仅“不清楚”，版面还拥挤得能让人怀孕…

所以，当一页PPT里有多个信息点的时候，我们就要考虑是否能在视觉上对这些信息点进行区分。

**怎么对信息点进行区分？**很简单，让相关的内容靠得近一点，让不相关的隔得开一点。

比如，标题跟正文可以组成一个模块，多段文字就可以组成多个模块：

信息模块分明的版面，阅读起来会更舒适，这就是让版面阅读起来“更清楚”的秘诀。

除此之外，内容模块内部的元素也应该保持适当的间距。

比如，标题跟正文虽然应该要离得近一点，但也不要完全黏在一起，只要比模块之间的间距小就行：

又比如，文字或图标也不应该离它们所在的形状的边缘太近：

这就是所谓的“模块内部也应该保持适当间距”

总而言之，任何元素之间都应该保持适当间距，只是关系“好”的可以离得近一点，关系“不好”的就离远一点。

现在我们再来对比一下修改前后的版面：

什么拥不拥挤痔不痔息，两招下去，立刻见效！

最后，我们来总结一下全文要点。

想让PPT在拥挤的同时，还能保持清爽的界面以及舒适的阅读性，那你就要做到：

• 让元素看起来更“轻”一些
• **让元素之间保持间距